mesa redonda

Bienvenida

Get a Voki now!

carta

002

Bogotá,

Doctora
Jully Pineda
Gerenta General
Artesanías DMG
Carrera 49D Nº 70-18
Bogotá D.C.



Asunto: Presentación producto


Cordial Saludo

Tenemos el agrado de presentar nuestra compañía en el mercado nacional SCRIM FASHION es una organización dedicada a la realización de estampados con Spray.

Por motivo de inauguración estamos ofreciendo nuestros servicios de estampados sobre todo tipo de material de manera gratuita. Estamos ubicados en la Calle 131 bis Nº 98 a 54- Suba.

Esperamos contar con su visita y con ella iniciar una excelente relación comercial.


Atentamente,



Laura Liliana Rodríguez
Gerenta General


Laura R.

SCRIM FASHION
NIT: 840367972-9

GESTIÓN DOCUMENTAL Son las actividades administrativas y técnicas encargadas de la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida desde su creación hasta su destino final. Cada entidad pública deberá elaborar programas de gestión de documentos para contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes y en su aplicación deberán estar los principios y procesos archivísticos

SISTEMA ALFABÉTICO La clasificación de los documentos de nuestra compañía scrim fashion Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.

SISTEMA NUMÉRICO Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico.

SISTEMA GEOGRÁFICO Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres.

SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva.

SISTEMA ALFANUMÉRICO Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica. A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un número se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4,etc.

ELEMENTOS QUE LO COMPONEN ESTE MANUAL

ELEMENTOS QUE LO COMPONEN Este Manual es una guía en la cual esta establecido que es cumplir con la organización y especificación de los documentos por lo cual este Manuel esta compuesto por las siguientes partes. · Introducción: Es en la cual se indica de que se trata dicho documento. · Objetivos: Es el cual se da a especificar que es lo que queremos lograr con este manual. · Estructura orgánica: ofrece la información necesaria para saber cual es la organización o formación de la entidad como lo es su organigrama con sus respectivas funciones. · Conceptos: Sobre los documentos que realiza la empresa. · Definición de correspondencia y sus clasificaciones. · Definición de los documentos que se realizan a partir de las normas internacionales o nacionales que cada país tiene. · Información de niveles jerárquicos para poder firmar los documentos. · Procedimientos para el registro y distribución de las diferentes correspondencias que produce la entidad. Carta. La carta se emplea para las comunicaciones que se dirigen al medio externo, en lo relacionado con la función de quien las firma y cuando la entidad comunica a sus empleados situaciones de tipo laboral debe ser firmada por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. Memorando. Se utiliza para la correspondencia interna entre Jefes con el fin de transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias. Solamente puede ser firmado por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. Circular. Son comunicaciones con igual texto dirigidas a varios destinatarios

COMUNICACIÓN VIA FAX Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia la cual se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. Las entidades que utilizan para la impresión del fax, papel químico deberán reproducir este documento sobre, papel que nos garantice su permanencia y durabilidad.

CONTROL SEGUIMIENTO A LA CORRESPONDENCIA. Definición de correspondencia. Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades de manera personal. La finalidad general es dar manejo adecuado del control y el seguimiento de la correspondencia de cada una de las oficinas, es de gran importancia radicar en las unidades de correspondencia todas las comunicaciones oficiales que se reciban y produzcan.

RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y OTROS ENVIOS. En cada dependencia debe haber una persona encargado de la recepción quien debe controlar el comprobante de entrada de correspondencia contra los documentos que recibe y debe devolverlos firmados.

DISTRIBUCION Y TRÁMITE El encargado de este punto deberá controlar los siguientes trámites. El envió de documentos a los funcionarios Fecha de devolución de las comunicaciones tramitadas por los funcionarios. Enviar los documentos con su respectivo anexo.

RECORDATORIOS DE CORRESPONDENCIA Se hace desde la unidad de correspondencia cada mes hacia todas las áreas recordando la correspondencia.

manual de correspondencia y archivo

SCRIM FASHION












CENTRO DE DOCUMENTACION

MANUAL INTERNO

DE CORRESPONDENCIA









Bogotá, D.C.., febrero de 2009




MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Objetivos: cumplir tanto en la organización de documentos o soportes como bien se sabe desde

su momento de uso hasta el momento de su destino especificando y aclarando tanto sus normas

y procedimientos que debemos cumplir. Características generales: Este Manual de archivo y

correspondencia es un soporte que recopila pautas y procedimientos que se puede hacer y que se

tiene que ejercer en la comunicación escrita para que las decisiones que en el se determinen

tengan legitimidad y aceptación por la entidad a cargo. Por lo tanto debe reunir ciertas

características generales para que su lectura y comprensión se faciliten y no cree dualidad en la

aplicación de la normatividad que en el se describe. Norma de escrito en general este documento

debe ser un soporte legal o en un segundo plano como una circular para las entidades encargadas

de esto. Este documento debe ser claro, especificar al momento de ser investigados por todos los

funcionarios o personas en particular. Este documento debe ser para todo el público sin ningún

tipo de excepción. Como tal se ha dicho es un documento del que todos en general deben saber

ya que este, debe estar al servicio de toda la entidad en general ya que el uso no es privativo por

ninguna de las correspondencias u oficinas encargadas de este. Definición a cerca de la

correspondencia de los archivos Concepto de archivo y sus componentes. Estructura de

ordenamiento o clasificación para los documentos de archivo, que lo conforman. Diferentes

procedimientos y usos de la papelería para la conservación de documentos. Variedad para el

control y préstamo de los elementos que utilizamos a diario. Aclaraciones sobre las

transferencias documentales, lugares de conservación física. Métodos autorizados para la

conservación de documentos tecnológicos disponibles. Técnicas y procedimientos para la

realización, revisión y publicación. Concepto de cada uno de los integrantes de administración.

Papelería utilizada en el proceso del manual.