ELEMENTOS QUE LO COMPONEN ESTE MANUAL

ELEMENTOS QUE LO COMPONEN Este Manual es una guía en la cual esta establecido que es cumplir con la organización y especificación de los documentos por lo cual este Manuel esta compuesto por las siguientes partes. · Introducción: Es en la cual se indica de que se trata dicho documento. · Objetivos: Es el cual se da a especificar que es lo que queremos lograr con este manual. · Estructura orgánica: ofrece la información necesaria para saber cual es la organización o formación de la entidad como lo es su organigrama con sus respectivas funciones. · Conceptos: Sobre los documentos que realiza la empresa. · Definición de correspondencia y sus clasificaciones. · Definición de los documentos que se realizan a partir de las normas internacionales o nacionales que cada país tiene. · Información de niveles jerárquicos para poder firmar los documentos. · Procedimientos para el registro y distribución de las diferentes correspondencias que produce la entidad. Carta. La carta se emplea para las comunicaciones que se dirigen al medio externo, en lo relacionado con la función de quien las firma y cuando la entidad comunica a sus empleados situaciones de tipo laboral debe ser firmada por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. Memorando. Se utiliza para la correspondencia interna entre Jefes con el fin de transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias. Solamente puede ser firmado por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. Circular. Son comunicaciones con igual texto dirigidas a varios destinatarios

COMUNICACIÓN VIA FAX Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia la cual se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. Las entidades que utilizan para la impresión del fax, papel químico deberán reproducir este documento sobre, papel que nos garantice su permanencia y durabilidad.

CONTROL SEGUIMIENTO A LA CORRESPONDENCIA. Definición de correspondencia. Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades de manera personal. La finalidad general es dar manejo adecuado del control y el seguimiento de la correspondencia de cada una de las oficinas, es de gran importancia radicar en las unidades de correspondencia todas las comunicaciones oficiales que se reciban y produzcan.

RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y OTROS ENVIOS. En cada dependencia debe haber una persona encargado de la recepción quien debe controlar el comprobante de entrada de correspondencia contra los documentos que recibe y debe devolverlos firmados.

DISTRIBUCION Y TRÁMITE El encargado de este punto deberá controlar los siguientes trámites. El envió de documentos a los funcionarios Fecha de devolución de las comunicaciones tramitadas por los funcionarios. Enviar los documentos con su respectivo anexo.

RECORDATORIOS DE CORRESPONDENCIA Se hace desde la unidad de correspondencia cada mes hacia todas las áreas recordando la correspondencia.